Trong thế giới công nghệ phát triển không ngừng, việc tối ưu năng suất làm việc cá nhân đã trở thành một kỹ năng thiết yếu. Hàng trăm phương pháp, ứng dụng và triết lý đã ra đời, nhưng không phải tất cả đều phù hợp với mọi người. Với vai trò là một chuyên gia về năng suất và công nghệ, tôi đã thử nghiệm hơn 20 kỹ thuật khác nhau, trải qua không ít thất bại, nhưng cũng khám phá ra những nguyên tắc vàng thực sự mang lại hiệu quả vượt trội. Những phương pháp cải thiện năng suất này không chỉ giúp tôi đạt được nhiều hơn trong công việc mà còn nâng cao chất lượng cuộc sống, và có thể chúng cũng sẽ thay đổi cách bạn làm việc.
Dưới đây là 10 phương pháp đã được kiểm chứng và tối ưu, được tôi áp dụng thành công trong nhiều lĩnh vực, từ sáng tạo nội dung đến quản lý dự án cá nhân, và có thể dễ dàng tích hợp với các công cụ công nghệ hiện đại.
1. Nguyên Tắc Pareto (Quy Tắc 80/20)
Nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là quy tắc 80/20, là một trong những kỹ thuật làm việc hiệu quả đã thay đổi hoàn toàn cách tôi tiếp cận công việc và cuộc sống. Lý thuyết này cho rằng 80% kết quả của bạn đến từ 20% nỗ lực của bạn. Khi đào sâu vào công việc của một người viết tự do, tôi nhận ra chỉ một số ít nhiệm vụ hay khách hàng đóng góp vào phần lớn thành công, đồng thời cũng có một vài yếu tố gây ra phần lớn căng thẳng. Việc loại bỏ hoặc giảm thiểu những yếu tố gây stress không hiệu quả cho phép tôi dành nhiều thời gian hơn cho các ưu tiên quan trọng.
Không chỉ giới hạn trong công việc, tôi còn áp dụng quy tắc 80/20 vào các mối quan hệ cá nhân và thời gian rảnh rỗi. Việc tập trung vào những dự án sáng tạo, sở thích có ý nghĩa và dành thời gian cho những người thực sự quan trọng đã giúp tôi có một cuộc sống chất lượng cao hơn đáng kể. Đây là một nguyên tắc cơ bản giúp bạn nhận diện và tập trung vào những gì thực sự mang lại giá trị, từ đó tối ưu năng suất tổng thể.
2. Quy Tắc 60 Phút Làm Việc, 15 Phút Nghỉ Ngơi (Biến Thể Pomodoro Hiệu Quả)
Kỹ thuật Pomodoro truyền thống (25 phút làm việc, sau đó nghỉ ngắn) không thực sự phù hợp với tôi, bởi vì tôi thường mất ít nhất 15-20 phút để đạt được trạng thái “flow state” – một trạng thái tập trung cao độ, nơi bạn hoàn toàn đắm chìm vào công việc. Việc bị gián đoạn ngay khi vừa nhập tâm gây ra sự bực bội và làm giảm hiệu quả. Do đó, tôi đã điều chỉnh thời gian làm việc lên 60 phút, sau đó nghỉ 15 phút.
Điều này giúp tôi duy trì sự ổn định trong sản lượng công việc và là một phương pháp tôi vẫn áp dụng đến ngày nay. Sau 60 phút làm việc hoặc nghiên cứu, tôi dành 15 phút nghỉ ngơi. Trong thời gian này, tôi thường đi bộ một đoạn ngắn hoặc đi lấy nước. Ngoài việc cho não bộ thời gian nghỉ ngơi, tôi cũng đảm bảo mình đứng dậy và vận động để hoàn thành các vòng hoạt động trên Apple Watch.
Giao diện ứng dụng Notion hiển thị công cụ Pomodoro Tracker được cài đặt thời gian làm việc 60 phút để tăng cường sự tập trung.
Giao diện ứng dụng Notion hiển thị công cụ Pomodoro Tracker được cài đặt thời gian làm việc 60 phút để tăng cường sự tập trung.
Tôi khuyến nghị bạn nên thử nghiệm với khoảng thời gian làm việc và nghỉ ngơi của mình, vì mỗi người có thể có một nhịp điệu khác nhau. Với tư cách là một người viết, khoảng thời gian này rất phù hợp với tôi, nhưng bạn có thể cần tập trung lâu hơn tùy thuộc vào công việc hoặc lĩnh vực học tập của mình. Notion cung cấp một Pomodoro tracker miễn phí mà bạn có thể tùy chỉnh thành 60 phút để bắt đầu thử nghiệm.
3. Ghép Nối Thói Quen (Habit-Stacking)
Tôi học được kỹ thuật ghép nối thói quen từ cuốn sách Atomic Habits của James Clear vào năm 2020. Việc tập trung vào việc xây dựng những thói quen tốt thay vì chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng đã giúp tôi đạt được nhiều mục tiêu lớn. Thời điểm đó, mục tiêu của tôi là cải thiện sức khỏe tinh thần, trở thành một người viết tự do vững chắc, xây dựng thói quen tập luyện đều đặn và chuyển ra nước ngoài sinh sống. Tôi bắt đầu với những thói quen nhỏ hàng ngày như:
- Thiền 5 phút
- Viết một mục nhật ký (dù chỉ là một gạch đầu dòng)
- Liên hệ với ba người bạn muốn làm việc cùng
- Tập thể dục 30 phút (dù chỉ là đi bộ)
Khi đã quen thuộc hơn, tôi tăng dần thời lượng và sản lượng cho mỗi thói quen. Tôi cũng thêm nhiều thói quen khác khi những thói quen ban đầu đã trở thành tự động. Nếu bạn đang ở vị trí tương tự như tôi trước đây, tôi khuyên bạn cũng nên làm theo cách này; cố gắng làm mọi thứ cùng lúc sẽ dễ dẫn đến kiệt sức. Đây là một cách tăng năng suất làm việc bền vững, giúp bạn xây dựng nền tảng vững chắc cho các mục tiêu lớn hơn.
4. Đánh Giá Hàng Tuần (Weekly Reviews)
Để đạt được những mục tiêu lớn cần thời gian, và bạn sẽ không phải lúc nào cũng nhận thấy sự tiến bộ của mình từ tuần này sang tuần khác. Do đó, việc xây dựng thói quen đánh giá hàng tuần là một cách tuyệt vời để nhìn nhận lại những nỗ lực của mình một cách khách quan.
Để đánh giá tuần của tôi, tôi xem xét những gì mình đã làm, những điểm có thể cải thiện và những thành tựu có thể ăn mừng. Nhờ đó, tôi có thể thấy rõ ràng mình đã tiến bộ như thế nào và điều chỉnh hướng đi nếu cần. Tôi cũng trở nên tự nhận thức hơn và có thể sớm nhận diện những rào cản tiềm ẩn.
Việc đánh giá hàng tuần chỉ mất tối đa một giờ, nhưng nó sẽ đảm bảo rằng bạn dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ có ý nghĩa. Đây là một khoản đầu tư mang lại lợi tức khổng lồ, góp phần đáng kể vào việc cải thiện năng suất cá nhân.
5. Sức Mạnh của Danh Sách Việc Cần Làm (To-Do Lists)
Nhiều lời khuyên về năng suất trực tuyến thường làm phức tạp hóa một cách không cần thiết những gì cần thiết để thành công. Sau khi từng bị kiệt sức, tôi đã quay trở lại với những danh sách việc cần làm đơn giản. Thật buồn cười, tôi thấy chúng hiệu quả hơn nhiều so với nhiều hệ thống phức tạp mà người khác thường khuyến nghị.
Giao diện ứng dụng Things 3 với các tab quản lý công việc và dự án, minh họa khả năng sắp xếp danh sách việc cần làm.
Giao diện ứng dụng Things 3 với các tab quản lý công việc và dự án, minh họa khả năng sắp xếp danh sách việc cần làm.
Tôi thấy rằng việc chuyển sang danh sách việc cần làm bằng giấy là cách tốt nhất để tổ chức ngày của mình, nhưng các danh sách kỹ thuật số cũng có những ưu điểm riêng. Ví dụ, tôi rất thích ứng dụng Things 3. TickTick, Todoist và Microsoft To Do cũng là những công cụ tuyệt vời (và miễn phí).
Điều quan trọng để duy trì sự nhất quán là không đặt quá nhiều nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm của bạn. Bạn sẽ cần thử nghiệm trước khi khám phá ra năng lực lý tưởng của mình. Đây là một trong những phương pháp cải thiện năng suất cơ bản nhưng vô cùng hiệu quả, đặc biệt khi kết hợp với các ứng dụng công nghệ.
6. Tập Trung Vào Một Việc (Single-Tasking)
Sau nhiều lần kiệt sức khi cố gắng làm nhiều việc cùng lúc (và ngày càng cảm thấy bực bội hơn), tôi đã thử tập trung vào từng nhiệm vụ một. Thay vì cảm thấy liên tục bị tụt lại phía sau, tôi thực sự hoàn thành được nhiều việc hơn mỗi ngày và có thể tăng năng lực của mình. Trớ trêu thay, tôi cũng có nhiều thời gian rảnh hơn vì tôi hoàn thành danh sách việc cần làm nhanh hơn (và chất lượng công việc của tôi cũng tăng lên).
Theo quan điểm của tôi, bộ não của bạn giống như một siêu máy tính với 1GB RAM. Hầu hết mọi người chỉ có thể tập trung vào một việc tại một thời điểm; cố gắng viết một bài báo trong khi phác thảo một bài khác sẽ nhanh chóng gây ra sự bực bội.
Tôi đề nghị sử dụng các công cụ chặn trang web để loại bỏ phiền nhiễu khi tập trung vào một nhiệm vụ. Cold Turkey là công cụ yêu thích cá nhân của tôi vì các hạn chế của nó rất khó để bỏ qua. Tối ưu năng suất cá nhân đòi hỏi sự tập trung không bị phân tán.
7. Inbox Zero (Hộp Thư Đến Trống)
Có hơn 50 email chưa đọc trong hộp thư đến của tôi nhanh chóng làm tắc nghẽn não bộ và ngăn tôi tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày. Để giải quyết vấn đề này, tôi đặt mục tiêu có một hộp thư đến sạch sẽ vào cuối mỗi ngày. Tôi thường kiểm tra email hai lần, một lần vào buổi sáng và một lần vào buổi tối.
Tôi đánh dấu sao các tin nhắn quan trọng để phản hồi sau. Mọi thứ khác đều được xóa. Tôi cũng kiểm tra thư mục spam phòng trường hợp có bất kỳ điều gì quan trọng vô tình rơi vào đó. Để tiết kiệm thời gian, tôi quản lý email của mình trong Mailbird.
Màn hình ứng dụng Mailbird hiển thị tính năng tạo hộp thư đến hợp nhất, giúp quản lý email hiệu quả và đạt trạng thái Inbox Zero.
Màn hình ứng dụng Mailbird hiển thị tính năng tạo hộp thư đến hợp nhất, giúp quản lý email hiệu quả và đạt trạng thái Inbox Zero.
Đây là một phương pháp cải thiện năng suất đơn giản nhưng cực kỳ mạnh mẽ, giúp giải phóng tâm trí khỏi gánh nặng của các nhiệm vụ chưa hoàn thành.
8. “Năng Suất Chậm” (Slow Productivity)
Cuốn sách Slow Productivity của Cal Newport nhằm mục đích chỉ ra một cách làm việc tự nhiên hơn (và thực sự hoàn thành công việc). Cuốn sách đã làm nổi bật cách sự sáng tạo thăng trầm, và tôi đã học cách chấp nhận các giai đoạn bận rộn và yên tĩnh như một phần của cuộc sống. Ông cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của chất lượng hơn số lượng; sau khi nhận ra mình đang dàn trải quá nhiều, tôi đã chọn tập trung vào việc tạo ra công việc chất lượng tốt nhất có thể thay vì chỉ chú trọng vào số lượng.
Việc chấp nhận năng suất chậm cần thời gian, đặc biệt nếu bạn đã quen với việc liên tục cảm thấy như đang chạy đua với thời gian. Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng đó là một con đường dẫn đến điểm số tốt hơn, sự công nhận chuyên nghiệp hơn và sự thỏa mãn cá nhân cao hơn. Đây là một triết lý quan trọng để tối ưu năng suất một cách bền vững và ý nghĩa.
9. Quy Tắc 2 Phút (The 2-Minute Rule)
Những việc nhỏ nhặt tích tụ thường làm tôi mất tập trung nhiều hơn là những nhiệm vụ lớn, và để giải quyết vấn đề này, tôi bắt đầu áp dụng quy tắc hai phút vào năm 2022. Nếu một việc gì đó mất ít hơn hai phút để làm (ví dụ: trả lời một email vừa thấy), tôi sẽ làm ngay lập tức.
Bạn càng chờ đợi để làm một việc, nó càng tiêu tốn nhiều dung lượng tinh thần của bạn. Gạch bỏ những mục này khỏi danh sách việc cần làm của bạn càng sớm càng tốt sẽ giải phóng bạn để hoàn thành các dự án lớn hơn và cho phép bạn cải thiện năng suất bằng cách kết hợp phương pháp Zen to Done.
10. Xây Dựng Chuỗi Thói Quen (Setting Streaks)
Xây dựng chuỗi thói quen là một trong những phương pháp tốt nhất mà tôi từng sử dụng để biến các thói quen mới thành điều hiển nhiên. Tôi thường sử dụng các ứng dụng theo dõi thói quen đơn giản để xác định khi nào tôi đã hoàn thành một nhiệm vụ; Habitica là đề xuất hàng đầu của tôi.
Giao diện ứng dụng Habitica cho phép người dùng thêm thói quen mới, hỗ trợ theo dõi chuỗi liên tục để duy trì động lực.
Giao diện ứng dụng Habitica cho phép người dùng thêm thói quen mới, hỗ trợ theo dõi chuỗi liên tục để duy trì động lực.
Bạn không cần phải theo dõi chuỗi thói quen mãi mãi, nhưng tôi khuyên bạn nên làm như vậy cho đến khi thói quen đó trở thành một phần trong lịch trình hàng ngày của bạn. Hơn nữa, tôi khuyến nghị sử dụng phương pháp này để xây dựng những thói quen tốt mới. Khi cố gắng bỏ một thói quen xấu, việc nghĩ về việc tôi đã không làm điều đó trong bao lâu lại khiến tôi dễ phá vỡ chuỗi hơn.
Những phương pháp cải thiện năng suất này, dù đơn giản hay phức tạp, đều hướng đến mục tiêu cuối cùng là giúp bạn làm việc thông minh hơn, không phải vất vả hơn. Hãy thử nghiệm, điều chỉnh và tìm ra sự kết hợp phù hợp nhất với phong cách làm việc của bạn để tối ưu năng suất trong kỷ nguyên số.
Lời kêu gọi hành động: Bạn đã thử phương pháp nào để cải thiện năng suất làm việc của mình? Hãy chia sẻ những kinh nghiệm và ứng dụng công nghệ yêu thích của bạn trong phần bình luận bên dưới để cùng xây dựng cộng đồng nhipdapcongnghe.com mạnh mẽ hơn!
