Khi mỗi nhiệm vụ đều đòi hỏi sự chú ý của bạn, chìa khóa để vượt qua mớ hỗn độn lại đơn giản đến ngạc nhiên: hãy tuân thủ một quy tắc duy nhất, kiên định với nó và hành động. Tôi đã ngừng suy nghĩ quá nhiều và bắt đầu thực thi – từng nhiệm vụ ưu tiên một. Trong bối cảnh công nghệ phát triển không ngừng và nhịp sống số hóa ngày càng nhanh, việc quản lý công việc hiệu quả trở thành yếu tố then chốt giúp chúng ta không chỉ duy trì mà còn bứt phá trong hiệu suất.
Những thách thức của việc quá tải thông tin, liên tục nhận thông báo từ các ứng dụng và dự án chồng chất khiến nhiều người cảm thấy choáng ngợp. Giải pháp không nằm ở việc tìm kiếm những “mẹo” phức tạp hay các ứng dụng năng suất cao cấp với hàng tá tính năng, mà lại ẩn chứa trong một nguyên tắc tối giản, tập trung vào hành động. Đó là việc thiết lập và tuân thủ một hệ thống ưu tiên rõ ràng, không ngừng nghỉ. Quy tắc này giúp chúng ta nhận diện điều gì thực sự quan trọng, cam kết với thứ tự đã định và thực thi một cách nhất quán, không bị phân tâm bởi những yếu tố bên ngoài hay những ham muốn nhất thời.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên Là Gì?
Hãy tạo một danh sách các nhiệm vụ của bạn, sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng, sau đó hoàn thành chúng theo đúng trình tự đó mà không bỏ qua bất kỳ bước nào.
Đây chính là quy tắc cốt lõi. Không có thủ thuật phức tạp, không cần hệ thống mã màu rườm rà, cũng không cần các ứng dụng năng suất cao cấp liên tục gửi thông báo. Tôi gọi đây là Quy tắc Danh sách Ưu tiên, và nó mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc trong việc tối ưu hóa năng suất làm việc.
Bạn xác định điều gì quan trọng nhất, cam kết thực hiện theo thứ tự đó, và bắt tay vào hành động. Quyết định không dựa trên việc gì nhanh nhất, dễ nhất hay thú vị nhất, mà hoàn toàn dựa trên mức độ khẩn cấp, thời hạn chót, hoặc yêu cầu từ cấp trên hay đồng đội.
Đây là lúc hầu hết mọi người gặp trở ngại. Họ lập danh sách nhưng ngay lập tức muốn bỏ qua. Nhiệm vụ số 1 có vẻ nặng nề, nên họ nhảy sang Nhiệm vụ số 6 để có được một “chiến thắng nhanh”, theo đuổi cảm giác thỏa mãn dopamine trong khi tự thuyết phục bản thân rằng mình đang năng suất.
Hai bộ não tượng trưng cho sự khác biệt giữa đa nhiệm và đơn nhiệm, minh họa tập trung
Thật không may, họ không thực sự năng suất. Dự án “khẩn cấp” mà sếp bạn đã nhắc đến hai lần tuần trước? Vẫn chưa động đến. Nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành vào buổi trưa? Bị bỏ qua trong khi bạn dọn dẹp hộp thư đến hay chỉnh sửa slide của ngày hôm qua.
Quy tắc Danh sách Ưu tiên chấm dứt tình trạng này, không cho phép sắp xếp lại hay thương lượng. Bạn làm nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên, sau đó đến thứ hai, rồi thứ ba — luôn luôn theo đúng thứ tự.
Nó không hào nhoáng, và chắc chắn sẽ không mang lại cho bạn ảo giác về sự tiến bộ. Với phương pháp này, bạn sẽ không thể gạch bỏ năm mục dễ dàng liên tiếp, nhưng bạn sẽ nhận thấy những kết quả ý nghĩa. Các dự án được hoàn thành, ưu tiên luôn rõ ràng, và bạn ngừng lãng phí năng lượng vào việc quyết định nên làm gì mỗi vài phút.
Lập Danh Sách Và Gán Quyền Ưu Tiên
Bạn không thể tuân theo một hệ thống không tồn tại. Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê mọi nhiệm vụ đang trong tâm trí bạn – dù nhỏ, lớn, dở dang hay chỉ là ý tưởng. Viết ra tất cả những gì bạn có thể nghĩ đến. Đừng lo lắng về việc phân loại vội, hãy xem đây như việc sắp xếp công cụ trước khi bắt tay vào xây dựng.
Ảnh chụp màn hình của một danh sách công việc chung chung, chưa được sắp xếp
Một khi danh sách đã hoàn chỉnh, hãy bắt đầu sắp xếp mọi thứ. Không phải theo những gì có vẻ thú vị hay những gì sẽ gây ấn tượng với người khác, mà là theo mức độ khẩn cấp và mức độ liên quan. Tránh dán nhãn mọi thứ là “ưu tiên cao”, vì điều đó không thực sự giúp bạn ưu tiên được tầm quan trọng của các nhiệm vụ. Đây là một cách tiếp cận thực tế, không phải cảm tính.
Tôi thường tự hỏi bản thân những câu này: Việc gì cần được thực hiện trước tiên vì có người khác đang chờ đợi? Nhiệm vụ nào, nếu bị trì hoãn, sẽ gây ra sự gián đoạn lớn nhất? Những nhiệm vụ hiện ra trong tâm trí chính là những nhiệm vụ thuộc về vị trí đầu danh sách. Nếu tôi không chắc liệu Nhiệm vụ A hay Nhiệm vụ B quan trọng hơn, tôi luôn hỏi. Một tin nhắn nhanh đến quản lý có thể giúp tôi tiết kiệm hàng ngày làm việc lãng phí.
Ảnh chụp màn hình một danh sách công việc đã được sắp xếp theo mức độ quan trọng giảm dần
Khi danh sách đã được hoàn thiện, thử thách bắt đầu. Nhiều người thất bại ở đây, không phải vì họ không lập danh sách đúng cách, mà vì họ không tuân thủ nó đúng cách. Họ có thể bắt đầu đúng hướng, nhưng rồi những lời bào chữa bắt đầu xuất hiện: “Nhiệm vụ số 3 ngắn hơn và tôi chỉ có 20 phút,” hoặc “Tôi không có hứng thú với Nhiệm vụ số 1 ngay bây giờ, hãy để tôi làm Nhiệm vụ số 5.” Họ nhảy việc và chọn những mục dễ hơn, rơi vào những sai lầm phổ biến trong quản lý thời gian.
Đây là một cái bẫy tự tạo. Mỗi lần đi đường vòng đều đánh đổi hiệu quả lấy sự thoải mái. Bạn có thể bận rộn, nhưng bạn sẽ không tiến bộ một cách thực sự năng suất. Nếu bạn đã bỏ công sức để ưu tiên, hãy tin tưởng vào công sức đó. Đừng liên tục quyết định lại cả ngày của bạn mỗi 15 phút; Nhiệm vụ số 1 có nghĩa là bắt đầu với Nhiệm vụ số 1. Hãy cam kết hoàn thành chúng theo thứ tự đó và giữ nguyên thứ tự đã viết. Não bạn sẽ cố gắng thương lượng, đừng chấp nhận.
Ưu Tiên Không Phải Phỏng Đoán, Mà Là Giao Tiếp
Nhiều người coi việc ưu tiên là một nhiệm vụ cá nhân – bạn ngồi một mình với suy nghĩ của mình, đưa ra một quyết định và tiến về phía trước. Điều đó có thể hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng nhiều người trong chúng ta đã bị cấp trên khiển trách vì dành hai ngày cho một việc có thể chờ thêm một tuần.
Bước này là rất quan trọng: nếu bạn không biết, hãy hỏi. Đây là một phần quan trọng của việc tuân thủ Quy tắc Danh sách Ưu tiên. Quy tắc này hoạt động tốt nhất khi đi kèm với giao tiếp rõ ràng. Nếu bạn từng nghi ngờ nhiệm vụ nào quan trọng hơn, chỉ cần hỏi. Gửi một tin nhắn nhanh cho trưởng nhóm hoặc quản lý của bạn, nói điều gì đó như: “Hôm nay tôi có Nhiệm vụ A và B trên bàn, anh/chị muốn tôi giải quyết việc nào trước?”
Nếu quản lý của bạn không phản hồi, hãy tìm kiếm sự hướng dẫn từ một đồng nghiệp đáng tin cậy hoặc trưởng nhóm – và luôn ghi lại các quyết định của bạn. Khi bạn đang chờ đợi thông tin đầu vào, tốt hơn là nên tiến lên một cách thận trọng hơn là đình trệ. Hãy hỏi một người quen thuộc với dự án để có được cái nhìn của họ, và ghi lại ngắn gọn những gì bạn đã quyết định, tại sao và khi nào bạn đã liên hệ.
Không có quản lý hợp lý nào sẽ phạt bạn vì tìm kiếm sự rõ ràng. Trên thực tế, hầu hết đều đánh giá cao cách tiếp cận chủ động. Thà dành 60 giây để hỏi hướng dẫn còn hơn dành hàng giờ để khắc phục một sai lầm do phỏng đoán im lặng.
Không Để Tâm Trạng Quyết Định Công Việc
Tâm trạng là mối đe dọa thầm lặng đối với sự nhất quán. Bạn tỉnh táo hơn vào buổi sáng, hòa đồng hơn sau bữa trưa và kiệt sức vào giữa buổi chiều. Chẳng mấy chốc, thứ tự công việc của bạn lại dựa vào cảm giác, không phải vào những gì quan trọng. Đó là cách mà cả tuần trôi qua. Bạn lãng phí năng lượng vào việc sắp xếp lại công việc để phù hợp với tâm trạng thay vì thực hiện theo ưu tiên.
Nhiều người cố gắng biện minh cho việc bỏ qua những nhiệm vụ khó khăn vì họ quá mất tập trung hoặc đang có dấu hiệu kiệt sức trong công việc. Thay vì tuân theo danh sách ưu tiên, họ lại tìm kiếm những lối tắt phù hợp với tâm lý hiện tại của mình.
Quy tắc này đảo ngược hoàn toàn điều đó. Thay vì uốn cong danh sách nhiệm vụ của bạn để phù hợp với tâm trạng của bạn, bạn lại làm điều ngược lại: quản lý tâm trạng của mình để đáp ứng yêu cầu của danh sách.
Trong trường hợp của tôi, điều đó có thể có nghĩa là lên lịch cho nhiệm vụ khó nhất vào những thời điểm tập trung cao độ, hoặc dành một chút thời gian nghỉ ngơi để nạp lại năng lượng trước một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao. Tôi thường uống nước, vươn vai, điều chỉnh lại tầm nhìn, bước ra ngoài một chút – bất cứ điều gì chuẩn bị cho tôi hành động. Dù làm gì, tôi không bao giờ sắp xếp lại hay bỏ qua nhiệm vụ.
Hãy dành một quãng nghỉ ngắn giữa mỗi nhiệm vụ, không chỉ trong những nhiệm vụ dài. Những khoảng dừng ngắn, dù chỉ một hoặc hai phút, giúp bạn thiết lập lại sự tập trung. Thói quen nhỏ này có thể cải thiện năng suất của bạn bằng cách ngăn ngừa sự mệt mỏi tinh thần khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Danh sách vẫn không thay đổi; tâm trạng của bạn là biến số mà bạn kiểm soát. Có một cảm giác nhẹ nhõm khi làm được điều đó. Không suy nghĩ quá nhiều, không hoài nghi, chỉ là sự tiến bộ đều đặn.
Động Lực Đến Từ Đà Chứ Không Phải Hứng Thú
Mặc dù có nhiều cách để tăng động lực làm việc, nhưng nó có thể dao động rất lớn. Nếu bạn phụ thuộc vào động lực làm yếu tố thúc đẩy chính, kết quả làm việc của bạn sẽ không đồng đều và không đáng tin cậy. Thay vào đó, Quy tắc Danh sách Ưu tiên xây dựng dựa trên đà.
Đà không phụ thuộc vào cảm giác của bạn, nó được tạo ra bằng cách bắt tay vào việc và hoàn thành từng nhiệm vụ một. Khi bạn hoàn thành một mục ưu tiên cao – dù khó khăn đến mấy – chiến thắng đó sẽ tăng lên. Bởi vì bạn đã và đang tiến về phía trước, nhiệm vụ tiếp theo đột nhiên có vẻ dễ quản lý hơn.
Quan trọng hơn, nó ngăn chặn ảo giác về sự tiến bộ. Dễ dàng tự lừa dối bản thân rằng bạn đang năng suất bằng cách gạch bỏ một vài nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nếu không có nhiệm vụ nào trong số đó thực sự tạo ra sự khác biệt, bạn chưa thực sự tiến bộ. Tập trung vào những công việc bận rộn không mang lại kết quả hữu hình, nó chỉ mang lại cảm giác tốt đẹp trong khoảnh khắc đó.
Một người đang viết các nhiệm vụ vào cuốn sổ tay, thể hiện quá trình ghi lại và lên kế hoạch công việc
Theo kinh nghiệm của tôi, đà đến từ năng suất. Ngay cả khi tôi chỉ hoàn thành một nhiệm vụ trong một ngày, tôi vẫn có thể tạo ra động lực tiến lên có ý nghĩa. Sự tiến bộ đó cho phép tôi xây dựng sự tự tin, tạo ra kết quả bền vững và giành được lòng tin trong môi trường làm việc của mình.
Hãy quên đi sự hài lòng phù du của những chiến thắng nhỏ, thay vào đó hãy hướng tới đà bền vững đến từ việc hoàn thành những gì thực sự quan trọng. Một khi bạn đã bắt đầu, danh sách sẽ trở nên dễ dàng tuân thủ hơn.
Khi Chệch Khỏi Danh Sách, Hãy Bắt Đầu Lại
Sẽ có những ngày bạn thất bại, như tôi đã từng nhiều lần. Cuối cùng, bạn sẽ lại làm theo cảm xúc, bị phân tâm bởi những yêu cầu khẩn cấp, hoặc bỏ qua hoàn toàn quy tắc. Điều đó là bình thường, nhưng điều quan trọng là cách bạn phản ứng khi đi chệch hướng.
Đừng lấy thất bại làm lý do để loại bỏ hệ thống của bạn, hãy dùng nó làm bằng chứng cho thấy vì sao Quy tắc Danh sách Ưu tiên lại quan trọng. Khoảnh khắc bạn nhận ra mình đã đi lạc hoặc sắp xếp lại danh sách, hãy dừng lại, hít thở sâu, quay trở lại danh sách và cam kết lại với thứ tự đã định.
Không có gì phải xấu hổ khi bắt đầu lại và cũng không cần phải hoảng sợ, bạn không cần tạo ra một kế hoạch hoàn toàn mới. Bạn cần tin tưởng vào kế hoạch đang hoạt động hiệu quả và thực hành kiên trì tuân thủ nó.
Một người đàn ông đang làm việc trên máy tính xách tay với bộ hẹn giờ Pomodoro, lịch và biểu đồ xung quanh, minh họa các công cụ và phương pháp tăng năng suất
Với Quy tắc Danh sách Ưu tiên, bạn có thể dễ dàng và hiệu quả cải thiện toàn bộ quy trình làm việc của mình. Hãy biến việc tạo danh sách, thiết lập thứ tự và làm việc từng mục một, không thỏa hiệp, thành một thói quen. Chỉ vậy thôi. Bạn sẽ ngạc nhiên khi sự rõ ràng nhanh chóng thay thế mớ hỗn độn. Hãy bắt đầu áp dụng quy tắc này ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt trong năng suất và quản lý công việc của bạn trên nhipdapcongnghe.com!
