Windows File Explorer tuy đáp ứng được các tác vụ cơ bản, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế đáng kể. Việc thiếu tính năng xem trước nhanh, khả năng truy cập đám mây rườm rà, và các thao tác hàng loạt tẻ nhạt khiến việc quản lý tệp tin hàng ngày trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. Bài viết này sẽ giới thiệu sáu tiện ích miễn phí hoặc có phiên bản miễn phí, giúp khắc phục những điểm yếu này và tối ưu File Explorer trên Windows của bạn.
1. Listary: Tìm Kiếm Tức Thì Trong Tầm Tay
Trong suốt thập kỷ qua, dù đã thử nhiều thủ thuật tìm kiếm trên File Explorer, tôi vẫn luôn cảm thấy thất vọng. Đó là lý do vì sao tôi đã tin dùng Everything Search trong nhiều năm; không gì có thể sánh bằng tốc độ tìm kiếm tệp tin cực nhanh của nó.
Tuy nhiên, Listary gần đây đã hoàn toàn chinh phục tôi bởi nó có một khả năng mà Everything không thể làm được: tích hợp trực tiếp vào File Explorer và mọi hộp thoại trong Windows. Nhờ vậy, thay vì phải điều hướng đến một thư mục cụ thể, bạn chỉ cần gõ tên tệp hoặc thư mục rồi nhảy thẳng đến đó.
Giao diện tìm kiếm Listary đang mở trên Windows 11, hiển thị kết quả tìm kiếm tức thì cho các tệp tin và thư mục.
Mặc dù Everything vẫn là công cụ tìm kiếm tệp thuần túy hàng đầu của tôi, Listary mang đến khả năng tìm kiếm tức thì tương tự ở mọi nơi tôi làm việc. Chỉ cần nhấn Ctrl hai lần, thanh công cụ tìm kiếm nhanh của Listary sẽ xuất hiện. Gõ vài chữ cái đầu của bất kỳ tên tệp nào, và nó sẽ hiển thị kết quả ngay lập tức — gần như nhanh bằng Everything.
Điều thực sự khiến tôi bị thuyết phục là tính năng chuyển đổi nhanh. Khi đang ở trong hộp thoại Save As (Lưu Như) và cần chuyển đến một thư mục khác, tôi chỉ cần gõ tên thư mục đó và Listary sẽ đưa tôi đến đó ngay lập tức. Ứng dụng này cũng ghi nhớ các thư mục và tệp tin gần đây, giúp bạn dễ dàng quay lại các thư mục thường xuyên truy cập.
Thanh tìm kiếm nhanh của Listary hiển thị trong hộp thoại "Lưu Như" của Microsoft Word, giúp người dùng dễ dàng điều hướng đến thư mục mong muốn.
Tính năng tìm kiếm mờ (fuzzy search) là một thủ thuật thông minh khác của Listary. Tôi có thể gõ “budgt” thay vì “budget” hoặc “2024rep” để tìm “2024_annual_report”, và Listary sẽ hiểu ý tôi. Ứng dụng này cũng đóng vai trò như một trình khởi chạy. Bạn có thể gõ “calc” để mở Calculator, hoặc chạy các công cụ dòng lệnh mà không cần mở Terminal.
Tải xuống: Listary (Miễn phí, bản Pro giá $19.95)
2. TeraCopy: Sao Chép Tệp Tin Mạnh Mẽ Hơn
Trong khi Listary giải quyết vấn đề tìm kiếm, việc sao chép các tệp lớn trên Windows vẫn là một cơn đau đầu. Thanh tiến trình không đáng tin cậy, quá trình truyền tệp thường xuyên thất bại ngẫu nhiên, và dù Windows có nút tạm dừng, nó không phải lúc nào cũng hoạt động như mong đợi. Nút tạm dừng không phản hồi tức thì, và nếu hệ thống của bạn gặp sự cố hoặc khởi động lại, bạn không thể tiếp tục từ vị trí đã dừng.
TeraCopy thay thế bộ xử lý sao chép mặc định bằng một tiện ích truyền tệp nâng cao hơn. Bất cứ khi nào tôi di chuyển hoặc sao chép tệp trên Windows, TeraCopy sẽ tự động quản lý quá trình này, hiển thị tốc độ truyền thực tế và ước tính thời gian chính xác. Tôi có thể dễ dàng tạm dừng quá trình truyền nếu cần giải phóng băng thông cho các tác vụ khác.
Điểm nổi bật của TeraCopy là khả năng phục hồi lỗi. Nếu một tệp không thể sao chép, TeraCopy không dừng toàn bộ quá trình mà bỏ qua tệp gặp vấn đề và tiếp tục với các tệp còn lại. Ngoài ra, nó có thể tự động xác minh các tệp sau mỗi lần truyền để đảm bảo không có gì bị thiếu hoặc hỏng trong quá trình sao chép.
TeraCopy miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân, nhưng đối với mục đích kinh doanh, bạn sẽ cần giấy phép TeraCopy Pro. Phiên bản Pro cung cấp các tính năng bổ sung như xóa tệp an toàn, chỉnh sửa danh sách tệp và xuất báo cáo.
Tải xuống: TeraCopy (Miễn phí, bản Pro giá $29.95)
3. Mountain Duck: Biến Đám Mây Thành Ổ Đĩa Cục Bộ
Hàng ngày, tôi làm việc với lưu trữ đám mây để quản lý các bản nháp bài viết, kho mã nguồn và tệp nghiên cứu. Nhưng việc liên tục chuyển đổi giữa các tab trình duyệt và đồng bộ hóa toàn bộ thư mục tốn thời gian và làm lộn xộn thiết bị của tôi. Mountain Duck giải quyết vấn đề này bằng cách làm cho các ổ đĩa đám mây xuất hiện như các ổ đĩa lưu trữ thông thường trong File Explorer.
Sau khi tôi kết nối các tài khoản Google Drive, Dropbox và OneDrive của mình, chúng sẽ hiển thị trong File Explorer giống như ổ đĩa hệ thống của máy tính. Tôi có thể kéo tệp trực tiếp vào các thư mục đám mây, chỉnh sửa tài liệu mà không cần tải xuống trước và tìm kiếm trên tất cả các dịch vụ lưu trữ đám mây của mình cùng một lúc. Ứng dụng này chỉ tải xuống tệp khi tôi mở chúng, vì vậy chúng không chiếm dung lượng trên máy tính cho đến khi tôi cần.
Mountain Duck hoạt động với hầu hết các dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến — không chỉ Google Drive mà còn cả các máy chủ FTP, WebDAV và hàng chục tùy chọn lưu trữ kỹ thuật khác như Wasabi và Backblaze. Ứng dụng bao gồm các mẫu cài đặt sẵn cho các dịch vụ này, vì vậy bạn không cần phải tự mình tìm hiểu các chi tiết máy chủ phức tạp.
Mountain Duck là một ứng dụng trả phí, nhưng nó cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày để bạn có thể kiểm tra tất cả các tính năng của nó trước khi mua. Nếu bạn sử dụng nhiều dịch vụ đám mây hoặc cần kết nối với các hệ thống lưu trữ chuyên biệt, công cụ này giúp mọi thứ hoạt động cùng nhau như một ổ đĩa lưu trữ lớn trên máy tính của bạn.
Tải xuống: Mountain Duck (Giá $47, có bản dùng thử miễn phí)
4. DropIt: Tự Động Hóa Sắp Xếp Tệp Tin
Nếu bạn thường xuyên tải xuống các tệp PDF nghiên cứu, bản nháp của khách hàng, hình ảnh hoặc mẫu mã nguồn vào thư mục Downloads của mình, thư mục đó sẽ trở nên lộn xộn trong thời gian ngắn. Mặc dù bạn có thể quản lý các tệp này theo cách thủ công bằng cách di chuyển chúng đến các thư mục thích hợp, nhưng hầu như không ai làm vậy, đặc biệt là khi phải xử lý hàng chục tệp mỗi ngày.
Giao diện tùy chỉnh của DropIt trên màn hình desktop Windows 11, cho phép người dùng thiết lập các quy tắc tự động hóa việc quản lý tệp tin.
DropIt là một trong những tiện ích tự động hóa Windows yêu thích của tôi, mặc dù nó đã không được cập nhật trong một thời gian. Nó giúp loại bỏ sự rắc rối trong việc quản lý tệp bằng cách giám sát các thư mục và di chuyển tệp dựa trên các quy tắc bạn đặt ra. Ví dụ, tôi cho DropIt theo dõi thư mục Downloads của mình. Khi tôi tải xuống một tệp PDF, nó sẽ tự động di chuyển tệp đó vào thư mục Documents. Hình ảnh được gửi đến Pictures và sắp xếp theo ngày, trong khi các tệp cài đặt bị xóa sau 30 ngày.
Việc thiết lập quy tắc rất đơn giản: chỉ cần chọn những tệp cần theo dõi — theo loại, tên hoặc kích thước — và quyết định điều gì sẽ xảy ra với chúng. DropIt có thể di chuyển, sao chép, nén, đổi tên hoặc thậm chí tải tệp lên lưu trữ đám mây. Sau khi thiết lập, nó sẽ chạy âm thầm trong nền, giữ cho các thư mục của bạn được tổ chức mà bạn không cần phải nhấc một ngón tay.
Tải xuống: DropIt (Miễn phí)
5. Quick Look: Xem Trước Nhanh Mọi Định Dạng File
Khung xem trước (Preview Pane) của Windows File Explorer là một cách tiện lợi để xem hình ảnh và tệp văn bản ở khung bên phải mà không cần mở chúng. Tuy nhiên, khả năng hỗ trợ của nó bị giới hạn ở các định dạng hình ảnh cơ bản, văn bản thuần túy và một số tài liệu Office (với kết quả không nhất quán). Quick Look là một tiện ích miễn phí cho phép bạn xem trước bất kỳ tệp nào bằng cách nhấn phím cách và đóng nó bằng cách nhấn Esc.
Dù là tệp PDF, hình ảnh, video hay thậm chí là tệp ZIP, Quick Look hiển thị nội dung ngay lập tức. Tôi có thể lật qua các tài liệu nhiều trang, phát video và thậm chí duyệt các thư mục mà không cần mở chúng. Đối với một người xử lý hàng tá tệp hàng ngày, điều này cho phép tôi duyệt qua các tệp mà không phải đối phó với nhiều ứng dụng và thời gian tải của chúng.
Bạn có thể mở rộng thêm khả năng của nó bằng cách sử dụng các plugin của QuickLook. Tôi đã thêm hỗ trợ cho các tệp markdown và Office 365, làm nổi bật cú pháp mã nguồn và thậm chí cả các mô hình 3D. Nó đã trở nên thiết yếu đến nỗi việc sử dụng File Explorer mà không có nó cảm thấy như một thứ gì đó bị thiếu.
Tải xuống: QuickLook (Miễn phí)
6. Bulk Rename Utility: Đổi Tên Hàng Loạt Chuyên Nghiệp
Bulk Rename Utility xử lý các tác vụ đổi tên tệp phức tạp mà File Explorer không thể quản lý. Trong khi File Explorer chỉ thêm các số thứ tự cơ bản khi đổi tên hàng loạt, công cụ này có thể đổi tên nhiều tệp và thậm chí toàn bộ thư mục bằng cách sử dụng các mẫu và quy tắc nâng cao.
Bulk Rename Utility cung cấp rất nhiều tùy chọn để đổi tên tệp bằng cách sử dụng ngày, siêu dữ liệu, thay đổi chữ hoa/thường, chèn văn bản vào các vị trí cụ thể, cập nhật phần mở rộng hoặc sử dụng biểu thức chính quy (regular expressions). Bạn có thể trích xuất dữ liệu EXIF từ ảnh hoặc thẻ ID3 từ tệp nhạc để tạo tên có ý nghĩa dựa trên nội dung tệp thực tế. Chức năng xem trước trực tiếp hiển thị chính xác cách mỗi tệp sẽ trông như thế nào trước khi áp dụng thay đổi, giúp bạn biết trước kết quả.
Màn hình chính của Bulk Rename Utility, hiển thị nhiều tùy chọn để đổi tên hàng loạt các tệp tin và thư mục một cách chuyên nghiệp.
Tôi thường lưu các mẫu đã sử dụng làm template để tái sử dụng ngay lập tức. Nó tích hợp với menu chuột phải của File Explorer và cung cấp phiên bản di động nếu bạn muốn chạy công cụ từ ổ USB.
Bulk Rename Utility miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân tại nhà. Nếu bạn có kế hoạch sử dụng nó trong môi trường thương mại, bạn sẽ cần mua giấy phép.
Tải xuống: Bulk Rename Utility (Miễn phí)
Kết Luận
Những tiện ích trên đây chỉ là một vài công cụ giúp tôi giải quyết những vấn đề lớn nhất với Windows File Explorer. Chúng đã trở thành một phần thiết yếu trong quy trình làm việc của tôi đến mức tôi cài đặt chúng trên mọi máy tính Windows mới. Và ngoại trừ Mountain Duck, tất cả đều cung cấp phiên bản miễn phí để bạn có thể trải nghiệm. Hãy thử chúng ngay hôm nay để nâng cao hiệu suất làm việc của bạn!
Bạn có tiện ích yêu thích nào để cải thiện File Explorer không? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới!
