AI Viết Email: Khám Phá Thời Điểm Tối Ưu Để Áp Dụng và Tránh Xa

Trí tuệ nhân tạo (AI) đã cách mạng hóa nhiều khía cạnh của cuộc sống, và việc soạn thảo email chỉ trong vài giây là một trong số đó. Tuy nhiên, khả năng này không đồng nghĩa với việc chúng ta nên phụ thuộc hoàn toàn vào AI trong mọi tình huống. Một số email có thể hưởng lợi từ sự tự động hóa, trong khi những email khác lại đòi hỏi sự chạm khắc tỉ mỉ của con người. Hiểu rõ khi nào nên để AI dẫn dắt và khi nào tự mình gõ từng chữ sẽ tạo nên sự khác biệt đáng kể trong hiệu quả giao tiếp kỹ thuật số của bạn.

AI Hỗ Trợ Đắc Lực Cho Các Email Đơn Giản, Mang Tính Hành Chính

Đối với những email mang tính chất đơn giản, như các tin nhắn hậu cần nhanh gọn, việc sử dụng AI để soạn thảo phản hồi gần như luôn là một lựa chọn tốt. Khi văn bản của bạn không đòi hỏi sự sáng tạo hay tư duy phản biện sâu sắc, việc ứng dụng AI có thể giúp bạn tối ưu hóa đầu ra mà không làm giảm chất lượng.

Chẳng hạn, bạn có thể đưa ra một câu lệnh đơn giản như: “Viết một email phản hồi chuyên nghiệp, súc tích cho thư dưới đây và đề xuất một cuộc họp vào lúc 11 giờ sáng.” Lệnh này đặc biệt hữu ích khi bạn cần điều phối một cuộc họp nhanh chóng hoặc xác nhận thông tin cơ bản.

Giải Quyết Nỗi Lo “Ngập Lụt” Hộp Thư Với AI

Hộp thư đến của bạn có thể tràn ngập các câu hỏi từ đồng nghiệp và bạn chắc chắn cần phải trả lời tất cả. Mặc dù chúng tôi thường khuyến nghị tránh AI cho bất cứ điều gì yêu cầu sự độc đáo, nhưng việc sử dụng AI như một công cụ bổ trợ trong quá trình soạn thảo phản hồi có thể giảm bớt gánh nặng viết lách của bạn.

Ví dụ, bạn có thể viết phản hồi của mình dưới dạng các gạch đầu dòng, sau đó yêu cầu ChatGPT biến những điểm đó thành một email mạch lạc, chuyên nghiệp.

Ví dụ ChatGPT tạo email từ các gạch đầu dòng, minh họa việc sử dụng AI để quản lý email hiệu quả.

Ngoài ra, AI cũng có thể hỗ trợ bạn trong việc đọc và quản lý lượng email khổng lồ. Trong Outlook, Copilot cung cấp nhiều công cụ để xem xét email nhanh chóng, và nhiều công cụ AI khác như Grammarly và Sanebox cũng có thể giúp bạn quản lý hộp thư đến hiệu quả hơn.

AI Là Trợ Thủ Đắc Lực Trong Việc Tinh Chỉnh Văn Phong và Ý Tưởng

Trong trường hợp bạn bị tắc ý tưởng khi viết email, các công cụ AI như ChatGPT có thể giúp bổ sung tư duy và quá trình soạn thảo của bạn. Bạn có thể dán bản nháp email của mình và yêu cầu AI chỉnh sửa, động não thêm ý tưởng, hoặc viết lại email theo một phong cách chuyên nghiệp hơn.

Sử dụng các công cụ AI theo cách này không thay thế ý tưởng gốc của bạn, mà nó giúp bạn tinh chỉnh và hoàn thiện chúng, từ đó nâng cao chất lượng giao tiếp.

Cảnh Báo: Khi Nào Không Nên Giao Phó Việc Viết Email Cho AI?

Khi Yêu Cầu Sáng Tạo và Tư Duy Phản Biện Là Trọng Tâm

Liên quan đến yếu tố độc đáo, AI thường không phải là lựa chọn tốt nhất khi công việc đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy phản biện của chính bạn. Dán một email đã nhận và yêu cầu ChatGPT viết phản hồi có thể hữu ích trong các cuộc giao tiếp đơn giản, nhưng khi bạn cần đưa ra những đóng góp có ý nghĩa, việc giao phó hoàn toàn cho AI thường là không khôn ngoan.

Người quản lý, đồng nghiệp hay bạn bè của bạn có lẽ muốn biết suy nghĩ của bạn, chứ không phải suy nghĩ của ChatGPT. AI vẫn có thể hữu ích như một công cụ bổ trợ, nhưng nó không thể thay thế sự sáng tạo của con người.

Khi Thời Gian Chỉnh Sửa Đầu Ra Từ AI Bị Hạn Chế

Các mô hình ngôn ngữ AI có xu hướng tạo ra các văn bản dài dòng, lặp đi lặp lại. Trừ khi bạn là một “phù thủy” trong kỹ thuật prompt (viết câu lệnh) hoặc cung cấp rất nhiều chi tiết trong prompt để có được đầu ra tốt hơn, bạn nên chỉnh sửa đầu ra của ChatGPT trong hầu hết mọi trường hợp. Blaise Pascal đã từng nói nổi tiếng: “Nếu tôi có nhiều thời gian hơn, tôi đã viết một lá thư ngắn hơn,” và điều này cũng đúng với việc viết lách bằng AI.

Nếu bạn để ý, ngoài việc đề xuất chỉnh sửa, tất cả các ví dụ prompt mà chúng tôi tạo ra đều có từ “súc tích” (concise) ở đâu đó. Hãy xem sự khác biệt mà một chút kỹ thuật prompt tạo ra dưới đây, với cùng một prompt được yêu cầu ở phiên bản bình thường và phiên bản “súc tích”.

Ngay cả khi đó, phiên bản súc tích vẫn khá chung chung, ngay cả khi nó là một email điền vào chỗ trống cơ bản. Nó vẫn cần chỉnh sửa đáng kể để có tính độc đáo và súc tích hơn.

Tương tự, nếu tổ chức của bạn sử dụng công cụ kiểm tra AI hoặc cấm sử dụng AI, bạn có thể muốn tránh sử dụng AI hoàn toàn. Mặc dù vậy, bạn có thể bị gắn cờ sai là sử dụng AI vì nhiều lý do, ngay cả khi bạn không dùng nó.

Nguy Cơ Thiếu Tôn Trọng Người Nhận và Vấn Đề Đạo Đức

Khi bạn sử dụng AI để viết email, những gì bạn mất vài giây để ra lệnh có thể khiến người nhận mất vài phút để đọc. Đã có những đồng nghiệp tại các nơi làm việc khác của tôi rõ ràng sử dụng AI tạo sinh khi viết email. Tôi đã vô cùng khó chịu với văn bản dài dòng, lan man mà tôi nhận được, vì tôi biết rằng mình có lẽ đã dành nhiều thời gian để đọc email hơn họ dành để viết.

Các công cụ AI có thể giúp bạn tận dụng thời gian để tạo ra nhiều đầu ra hơn, nhưng đừng quên tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng ChatGPT để viết.

Một quy tắc chung khi cân nhắc sử dụng AI cho email và các hình thức giao tiếp khác là: “Tôi có đang thiếu tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng AI không?”

AI có lẽ không thiếu tôn trọng thời gian của người nhận chút nào khi viết các email đơn giản, làm rõ dàn ý, hoặc sử dụng nó như một công cụ viết bổ trợ. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng AI vì bạn không muốn bận tâm đến việc viết một phản hồi mạch lạc, thì có lẽ bạn không nên sử dụng AI. Đôi khi, tốt hơn hết là không nói gì cả.

Kết Luận: Sử Dụng AI Thông Minh Để Nâng Tầm Giao Tiếp

AI là một công cụ mạnh mẽ, mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc trong việc soạn thảo và quản lý email. Tuy nhiên, chìa khóa để tận dụng tối đa sức mạnh của nó nằm ở sự cân bằng và lựa chọn thông minh. Hãy sử dụng AI để tối ưu hóa các tác vụ lặp lại, giải phóng thời gian cho những công việc đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy sâu sắc từ bạn. Luôn ghi nhớ rằng, mục tiêu cuối cùng của mọi giao tiếp là truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, hiệu quả và tôn trọng người nhận.

Bạn có kinh nghiệm nào trong việc sử dụng AI để viết email không? Hãy chia sẻ ý kiến và những lời khuyên của bạn trong phần bình luận dưới đây!