Theo dõi Thời Gian: Khám Phá Năng Suất Cá Nhân Từ Thử Nghiệm 7 Ngày Bằng Công Nghệ
Việc theo dõi từng giờ trong ngày nghe có vẻ quá mức cần thiết, thậm chí là cực đoan đối với nhiều người. Tuy nhiên, sau một tuần thực hiện thử nghiệm này, tôi đã có thể nhìn rõ “biên lai” của từng giờ lãng phí, cùng với những sự thật phũ phàng về cách tôi đang sống và làm việc. Vấn đề cốt lõi không nằm ở bản thân thời gian, mà là cách tôi lấp đầy nó bằng những hoạt động nào – một nhận thức sâu sắc mà chỉ có việc giám sát chặt chẽ mới có thể mang lại. Thử nghiệm này đã chứng minh rằng, với sự hỗ trợ của công nghệ, bạn hoàn toàn có thể đạt được sự tự nhận thức đáng kinh ngạc về năng suất cá nhân và từ đó đưa ra những điều chỉnh hợp lý để tối ưu hóa cuộc sống.
Phương Pháp Theo Dõi Thời Gian Đơn Giản, Hiệu Quả
Mục tiêu của tôi khi bắt đầu thử nghiệm này là giữ cho quá trình theo dõi trở nên đơn giản nhất có thể. Tôi đã tham khảo nhiều ứng dụng theo dõi thời gian với các tính năng gắn thẻ và tùy chỉnh phức tạp, nhưng tôi cảm thấy chúng không cần thiết và có thể gây “quá tải”. Hơn nữa, từ những kinh nghiệm trước đây, tôi biết mình sẽ không thường xuyên truy cập một ứng dụng phức tạp chỉ để ghi lại thời gian.
Thay vào đó, tôi quyết định sử dụng một bảng tính đơn giản trong Google Sheets. Tôi tạo các tab riêng biệt cho mỗi ngày trong tuần, sau đó thêm hai cột chính: “Thời gian” và “Hoạt động/Các hoạt động”. Trong cột “Hoạt động”, tôi ghi lại mọi việc mình đã làm trong khoảng thời gian tương ứng. Tôi không cố gắng theo dõi từng phút một vì điều đó sẽ rất mệt mỏi, nhưng ở những nơi cần thiết, tôi có ghi chú thêm về thời lượng cụ thể đã dành cho một nhiệm vụ nào đó.
Để tiện lợi và đảm bảo không bỏ sót việc ghi lại, tôi đã đánh dấu bảng tính của mình là mục yêu thích (starred) trong Google Drive. Tôi nhận thấy rằng mình có xu hướng truy cập các tài liệu được đánh dấu sao thường xuyên hơn là các trang web được đánh dấu trong trình duyệt. Đây là một mẹo nhỏ nhưng hiệu quả để duy trì thói quen theo dõi thời gian một cách nhất quán.
Những Bài Học Đắt Giá Từ Việc Theo Dõi Mọi Giờ Trong Tuần
Sau khi theo dõi toàn bộ tuần của mình, tôi đã học được nhiều điều hơn cả mong đợi. Đây là một trong những thử nghiệm hiệu quả nhất mà tôi từng thực hiện để nâng cao khả năng tự nhận thức, và tôi tin rằng bất kỳ ai chưa từng làm điều này trước đây cũng sẽ gặt hái được những lợi ích to lớn hơn nữa.
1. Buổi Sáng Quyết Định Thành Công Của Cả Ngày
Việc theo dõi từng giờ trong tuần đã làm tôi nhận ra tầm quan trọng của việc bảo vệ năng lượng tinh thần. Mỗi khi tôi cầm điện thoại lên và kiểm tra thông báo ngay khi vừa thức dậy vào buổi sáng, phần còn lại của ngày sẽ trở thành một cuộc chiến đầy cam go. Ngay cả khi không có tin nhắn nào, việc phân bổ băng thông tinh thần ngay lập khắc cũng đã gây hại đáng kể.
Tôi đã ngừng kiểm tra email trước buổi trưa từ lâu, nhưng qua thử nghiệm này, tôi nhận ra mình cần phải đi xa hơn nữa. Trước khi dành sự chú ý cho bất kỳ ai khác (dù là trực tuyến hay ngoài đời thực), tôi cần ít nhất một giờ dành riêng cho bản thân. Tôi vốn đã thức dậy sớm hơn mọi người trong nhà, vì vậy tôi không cần thay đổi giờ thức dậy – nhưng tôi phải chặn các ứng dụng mạng xã hội và nhắn tin.
Theo dõi buổi sáng thứ Hai trong Google Sheets trên điện thoại
Tuy nhiên, tôi cũng biết rằng mình sẽ không thể hoàn hảo 100%. Vì vậy, tôi đã tạo một kế hoạch dự phòng trong trường hợp bị phân tâm. Đi dạo luôn giúp tôi tái tạo lại tâm trí, nên tôi đã tự hứa với bản thân rằng sẽ ra ngoài nếu tôi đi chệch hướng. Đây là một chiến lược hiệu quả để lấy lại sự tập trung và duy trì năng suất cá nhân suốt cả ngày.
2. Thứ Năm – Ngày Dễ Bị Xao Nhãng Nhất
Thử nghiệm này đã chỉ ra rằng tôi dễ bị phân tâm nhất vào ngày thứ Năm, vốn là ngày nghỉ chính của tôi.
Vì có thêm hai giờ rảnh rỗi một cách hiệu quả, tôi cảm thấy mình không cần phải tập trung vào các nhiệm vụ như những ngày khác. Tôi lấp đầy thời gian còn lại bằng những hoạt động gây xao nhãng, chẳng hạn như kiểm tra các trang web thể thao và phân tích quá mức các số liệu thống kê. Trớ trêu thay, tôi thường hoàn thành ít việc hơn vào các ngày thứ Năm so với những ngày tôi có ít giờ làm việc hơn.
3. Cuối Tuần Năng Suất Bất Ngờ
Tôi chưa bao giờ quá chú trọng vào những gì mình làm vào cuối tuần, bởi vì việc theo dõi mọi thứ trong 365 ngày một năm sẽ không bền vững đối với tôi. Đây là lần đầu tiên tôi theo dõi các hoạt động cuối tuần của mình, và tôi đã rất ngạc nhiên khi thấy chúng tương đối năng suất.
Tôi có chính sách “không laptop” nghiêm ngặt vào cuối tuần vì tôi cần bộ não của mình được nghỉ ngơi để chuẩn bị cho tuần làm việc mới. Mỗi khi tôi làm việc vào cuối tuần, sự mệt mỏi tinh thần sẽ bao trùm cả tuần tiếp theo. Buổi sáng thứ Bảy của tôi hiện đang dành cho các lớp học ngoại ngữ, nhưng sau đó, tôi dự định chuyển buổi chạy bộ chiều vào khung giờ đó.
Biểu đồ theo dõi các hoạt động cuối tuần trong Google Sheets
Mặc dù tôi có làm những việc “không hiệu quả” như theo dõi thể thao, nhưng những hoạt động này lại giúp bộ não tôi tập trung vào những điều khác. Khi thứ Hai đến, tôi đã sẵn sàng làm việc chăm chỉ trở lại. Tôi thực sự cũng thích làm việc nhà, vì tôi cảm thấy mình đã hoàn toàn được tái tạo năng lượng sau khi hoàn thành chúng.
4. Làm Ít Việc Hơn, Đạt Hiệu Quả Cao Hơn
Tôi đã đạt được rất nhiều thành tựu trong độ tuổi hai mươi, nhưng tôi nhận ra vào cuối thập kỷ đó rằng việc cố gắng đạt được mọi mục tiêu bằng “sức mạnh tuyệt đối” (brute-forcing) là không bền vững. Hơn nữa, tôi ghét quá trình đó, điều mà tôi khá chắc chắn đã làm chậm tiến độ của mình.
Việc thêm quá nhiều mục vào danh sách việc cần làm luôn là nguyên nhân lớn nhất, nhưng kể từ khi bước sang tuổi 30, tôi đã cố gắng trở thành một người theo chủ nghĩa “essentialist” – tập trung vào những điều cốt lõi. Dành ít thời gian hơn cho máy tính đã mang lại kết quả tốt hơn, điều mà thử nghiệm này đã xác nhận. Đây là một bài học quan trọng về quản lý thời gian và tối ưu năng suất, đặc biệt trong thời đại công nghệ số.
5. Lên Lịch Thời Gian Giao Tiếp Xã Hội Là Ý Tốt
Tôi là một người khá hướng nội và thích thời gian ở một mình, vì vậy rất dễ bỏ qua tầm quan trọng của các kết nối xã hội. Hay đúng hơn, điều đó dễ dàng cho đến khi tôi không tránh khỏi cảm giác thiếu vắng điều gì đó vài tuần sau.
Khi theo dõi tuần của mình, tôi nhận thấy những ngày hạnh phúc nhất của tôi là khi tôi có nhiều thời gian giao tiếp xã hội hơn. Tôi tham gia các lớp học tại phòng tập thể dục một phần để “ngoại hóa” động lực của mình, nhưng cũng vì tôi có thể nói chuyện với những người cùng chí hướng. Tương tự, việc dành thời gian giao lưu với mọi người tại không gian làm việc chung của tôi đã giúp tôi làm việc hiệu quả hơn.
6. Cố Gắng Tiết Kiệm Thời Gian Không Phải Lúc Nào Cũng Tốt
Tôi thường nhận thấy rằng khi tôi cố gắng tiết kiệm thời gian hoặc tiền bạc, cuối cùng tôi lại có ít cả hai. Tôi có một vài giả thuyết về lý do tại sao, nhưng có lẽ nó liên quan đến tư duy khan hiếm (scarcity mindset). Khi tôi cố gắng loại bỏ những thứ tốt cho mình nhưng không trực tiếp gắn liền với tiền bạc, những ngày của tôi luôn tệ hơn.
Trở thành một người theo chủ nghĩa tinh giản (essentialist) là quan trọng, và hạn chế các nhiệm vụ kém hiệu quả là một ý tưởng hay. Tuy nhiên, việc cố gắng tiết kiệm thời gian chỉ vì muốn tiết kiệm chưa bao giờ phục vụ tốt cho tôi – và thử nghiệm này đã xác nhận điều đó. Đây là một lời nhắc nhở quan trọng về sự cân bằng trong việc quản lý thời gian và các công cụ công nghệ hỗ trợ.
7. Càng Vận Động, Kết Quả Càng Tốt
Tôi luôn nghĩ rằng việc hy sinh sức khỏe để đạt được điều gì đó là vô nghĩa cho đến khi tôi bắt đầu làm điều đó (điều này sau đó đã xác nhận tôi đúng). Cho dù 10.000 bước đi bộ mỗi ngày có được khoa học chứng minh hay không thì cũng không quan trọng; tôi cảm thấy tốt hơn khi đi bộ trung bình 10.000 bước mỗi ngày.
Ứng dụng theo dõi tập luyện trên iPhone với đôi giày chạy bộ
Tương tự, bỏ qua buổi tập luyện để hoàn thành một deadline là vô nghĩa. Tôi đã có thể hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn và làm tốt hơn nếu tôi đi tập gym trước. Con người được thiết kế để vận động, và chất lượng cuộc sống của tôi kém hơn đáng kể khi tôi bỏ qua điều đó. Các thiết bị công nghệ như smartwatch có thể là trợ thủ đắc lực giúp theo dõi và thúc đẩy hoạt động thể chất, góp phần cải thiện năng suất tổng thể.
8. Ý Chí (Willpower) Có Giới Hạn
Đôi khi tôi không thực thi các hạn chế đối với những thói quen xấu, chẳng hạn như kiểm tra điện thoại, vì tôi muốn chứng minh mình kỷ luật đến mức nào. Nhưng ý chí là có hạn, và khi nó cạn kiệt, việc làm những điều tôi không nên làm trở nên rất dễ dàng.
Ứng dụng Cold Turkey chặn website trên màn hình máy tính
Mặc dù các “guru” về năng suất có thể không thích nghe điều này, tôi thà loại bỏ sự xao nhãng và tập trung vào nhiệm vụ ban đầu. Nếu tôi phải chặn mọi trang web ngoại trừ Google Docs, thì cứ làm vậy. Việc sử dụng các công cụ công nghệ như ứng dụng chặn website là một chiến lược thông minh để tăng cường sự tập trung và tối ưu hiệu suất, thay vì chỉ dựa vào ý chí cá nhân.
Những Thay Đổi Thực Tế Sau Thử Nghiệm
Tôi không thực hiện những thay đổi quá lớn vì tôi đã dành nhiều năm để tối ưu hóa cuộc sống của mình, nhưng những điều chỉnh nhỏ của tôi đã tạo ra tác động lớn cho đến nay.
1. Di Chuyển Bộ Sạc Điện Thoại Khỏi Bàn Làm Việc
Tôi vốn đã sạc điện thoại bên ngoài phòng ngủ để dễ ngủ hơn, và tôi để thiết bị của mình trên bàn làm việc. Nhưng vì một trong những khối thời gian “Deep Work” của tôi là vào buổi sáng, tôi đang chấp nhận một rủi ro rất lớn. Nếu tôi thức dậy vào một buổi sáng và không cảm thấy có động lực, việc với tay lấy thiết bị của mình là rất dễ dàng.
Một chiếc iPhone đang sạc trên đế sạc Native Union
Để ngăn chặn điều này xảy ra lần nữa, tôi đã đặt bộ sạc điện thoại của mình trên bàn ăn. Sau khi thử nghiệm, tôi nhận thấy đây là vị trí trong nhà mà tôi dễ kiểm tra điện thoại nhất. Tôi được phép kiểm tra điện thoại sau bữa sáng lần đầu tiên, nhưng không phải trước đó (và không phải cho đến khi tôi đã viết ít nhất một bài báo). Đây là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để quản lý sự xao nhãng từ các thiết bị công nghệ.
2. Kế Hoạch Hành Động Cho Ngày Thứ Năm
Thay vì cố gắng làm việc nhiều hơn vào các ngày thứ Năm, tôi đã thay thế thời gian tập gym bằng nhiếp ảnh. Bên cạnh việc dành thời gian cho sở thích lớn nhất của mình, tôi cũng đảm bảo rằng mình đạt được 10.000 bước đi bộ trong ngày đó. Con đường đi bộ đến không gian làm việc chung của tôi cũng rất đẹp, vì vậy tôi luôn tìm thấy điều gì đó thú vị để ghi lại.
Nhiếp ảnh gia đang chụp ảnh phong cảnh
Tôi cũng giữ các khối thời gian “Deep Work” nhất quán, ngoài việc rời đi cùng giờ như bình thường. Nếu tôi hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày sớm hơn, tôi có thể về sớm hoặc chỉnh sửa một số bức ảnh trong thời gian còn lại. Điều này giúp tôi tận dụng tối đa thời gian và duy trì năng suất cá nhân ngay cả trong ngày nghỉ.
3. Biến Vận Động Thành Ưu Tiên Hàng Đầu
Sau khi đi bộ trung bình khoảng 5.000 bước trong tháng trước thử nghiệm này, tôi đã ngừng giả vờ rằng việc bỏ qua vận động sẽ mang lại kết quả hoặc sức khỏe tốt hơn. Vận động giờ đây, ngoài giấc ngủ, là ưu tiên hàng đầu của tôi.
Một số quy tắc bất di bất dịch mà tôi đã thêm vào lịch trình của mình là:
- Ít nhất 10.000 bước đi bộ mỗi ngày (kể cả cuối tuần).
- Tối thiểu bốn buổi tập CrossFit mỗi tuần, trừ khi cơ thể tôi thực sự kiệt sức.
- Chạy bộ một lần mỗi tuần. Không quan trọng là vào thứ Năm hay cuối tuần, miễn là được thực hiện.
- Đi bộ tối thiểu 15 phút sau bữa trưa.
Nhiều điều trong số này liên quan đến nhau, và vì tôi đã đi bộ trung bình 10.000 bước mỗi ngày trong năm trước khi theo dõi tuần của mình, tôi đã có một nền tảng.
Sở hữu một chiếc đồng hồ thông minh (smartwatch) giúp ích rất nhiều. Tôi thích cách Apple Watch thúc đẩy tôi vận động nhiều hơn mỗi ngày, với các vòng hoạt động và thử thách hàng ngày. Đây là một ví dụ điển hình về cách công nghệ có thể trở thành công cụ đắc lực để cải thiện sức khỏe và năng suất.
Liệu Việc Theo Dõi Thời Gian Có Nên Tiếp Tục?
Mặc dù thử nghiệm này rất hữu ích, nhưng tôi không nghĩ mình sẽ tiếp tục theo dõi toàn bộ tuần của mình. Tôi đã từng nói về việc phương pháp “time-blocking” không hiệu quả với tôi, và tôi cảm thấy việc theo dõi toàn bộ tuần sẽ mang lại hiệu quả giảm dần theo thời gian. Mục đích của việc làm này là để hiểu cách tôi đang sử dụng thời gian của mình, điều mà giờ đây tôi đã nắm rõ.
Tuy nhiên, tôi cũng có nhiều năm kinh nghiệm trong việc tối ưu hóa thời gian của mình. Tôi đã cắt giảm rất nhiều sự lãng phí khỏi các ngày của mình, chẳng hạn như xóa các tài khoản mạng xã hội không còn phục vụ tôi. Nếu tôi là người mới bắt đầu, tôi sẽ tiếp tục theo dõi tuần của mình trong ít nhất 1-2 tháng.
Tôi cũng khá tự nhận thức, và nếu tôi nhận thấy mình đang quay trở lại những thói quen cũ, tôi sẽ thực hiện lại thử nghiệm này. Đó là một phần hữu ích trong bộ công cụ của tôi nếu cần, chứ không phải là một thói quen cố định hàng ngày.
Bạn có từng thử theo dõi thời gian của mình không? Hãy chia sẻ kinh nghiệm và những bài học của bạn dưới phần bình luận!
